L'APPROBATION DES COMPTES ANNUELS : UNE OBLIGATlON LEGALE


Etre associé ou actionnaire d'une société confère des droits dont le droit à
l'information et le droit de contrôle des comptes sociaux (corollaire du droit de
communication préalable et du droit de participation aux assemblées générales).
Le droit à l'information suppose que l'associé ou l'actionnaire soit tenu informé de
l'évolution des affaires sociales et que des réponses soient apportées par les
dirigeants aux questions soulevées.
Quant au droit de contrôle, il signifie que l'associé ou l'actionnaire ne saurait donner
un blanc seing aux dirigeants de la société et qu'il se réserve le droit de contrôler leur
gestion. A cet effet, il existe plusieurs mécanismes de contrôle de la société à la
disposition des associés ou des actionnaires. Le plus courant, qui plus est,
obligatoire, est la participation de l'associé ou de l'actionnaire à l'assemblée générale
ordinaire annuelle.

En effet, les états financiers de synthèse ou les comptes annuels, une fois arrêtés
par les organes dirigeants, doivent être soumis par ces derniers à l'approbation des
associés ou des actionnaires.

Aux termes de l'alinéa 2 de l'article 140 de l'Acte Uniforme relatif au Droit des
Sociétés Commerciales et du GIE, « ces documents sont présentés à l'assemblée
générale de la société statuant sur les états financiers de synthèse qui doit
obligatoirement se tenir dans les six mois de la clôture de l'exercice. »1

La tenue d'une Assemblée Générale Ordinaire Annuelle n'est donc pas une faculté
pour les dirigeants d'une société mais une obligation impérative. Ces derniers ne
sont pas juges de l'opportunité de la tenue d'une assemblée générale ordinaire
annuelle.
Les dirigeants ne sont pas non plus libres de choisir la date à laquelle cette
assemblée devrait se tenir.

L'approbation des comptes doit avoir lieu au plus tard le 30 juin de chaque année
puisque l'exercice comptable coïncide dans l'espace OHADA avec l'année civile. Les
comptes sociaux étant impérativement clôturés le 31 décembre de chaque année, la
date du 30 juin (soit 6 mois après la clôture) est une date limite qui s'impose aux
dirigeants de société.
Passé cette date du 30 juin, la tenue d'une Assemblée Générale Ordinaire Annuelle
ne peut avoir lieu qu'après une décision du Président du Tribunal du lieu du siège de
la société, saisi par requête du gérant, de l'Administrateur Général ou du Conseil
d'Administration.

Il existe toutefois des mesures pratiques permettant de régulariser cette situation,
1 Cette obligation est réaffirmée par les articles 348 et suivants de l'acte uniforme.
Dans tous les cas, l'approbation des comptes doit répondre à une procédure
particulière qui varie en fonction de la forme juridique de la société et/ou de
l'existence ou non d'un commissaire aux comptes. Cette assemblée devra être
sanctionnée par un Procès-verbal et faire l'objet de formalités auprès de certaines
administrations publiques.

Le défaut d'approbation ou l'approbation irrégulière des comptes engage la
responsabilité pénale des dirigeants fautifs (article 892 de l'Acte Uniforme).