LES APPROVISIONNEMENTS, À LA BASE DE LA LOGISTIQUEPar Alexandre Daudelin avec la collaboration spéciale de Guylaine St-Louis M.B.A et Darryl Legault a.p.a., APP, CITT, C.P.M., F.CIM, FRM, P. Log, PCMH .
Depuis plusieurs années maintenant, Gestion Logistique s'intéresse au monde des approvisionnements, notamment en insérant des articles sur le sujet ou encore via des profils de spécialistes dans le domaine. Pour la première fois de son histoire, voici un dossier complet sur les approvisionnements et les nouvelles tendances qui se dessinent pour cette fonction, fort importante entre autres au sein des compagnies manufacturières.
Le rôle des approvisionneurs est très important et de plus en plus reconnu au sein de l'entreprise. Les approvisionnements réprésentent souvent plus de 50% du budget d'une société. Par conséquent, l'économie d'un dollar à l'achat peut être très significative sur les bénéfices de l'entreprise en bout de ligne. Il ne s'agit donc plus uniquement de sélectionner les fournisseurs et de placer des commandes de façon régulière.
Aujourd'hui, les approvisionneurs doivent analyser la situation, établir des stratégies et les mettre en application accompgnées de tactiques afin d'optimiser le rendement de leurs activités. Leur but premier est de se concentrer sur les activités fondamentales de l'entreprise visant à générer des profits et faire croître la valeur de la société. Pour ce faire, plusieurs stratégies peuvent être employées selon l'orientation que l'organisation s'est donnée ou encore selon le secteur d'activité dans lequel elle uvre.
L'aspect monétaire
Les approvisionneurs ont une vue d'ensemble des opérations de la compagnie pour qui ils travaillent. Il est très important d'évaluer le coût global et non seulement le coût initial d'acquisition. Par coût global, on ajoute au coût d'acquisition entre autres les coûts suivants : l'administration des approvisionnements, la relance et le suivi, le transport et les frais de douanes, l'inspection, le ''rework'', l'entreprosage, les garanties, le service, les retours des clients et les ventes perdues en plus de considérer le ''loyer de l'argent'' pour acquérir et posséder ces biens et services. par ''loyer de l'argent'' on entend grosso modo le taux d'intérêt et le coût d'opportunité.
en effet, cela peut surprendre certains mais le roulement de capitaux et la marge de crédit représentent Deux outils de travail pour un approvisionneur. Les décisions de l'approvisionneur quant aux termes de paiement et aux stratégies utilisées influenceront, en partie, le rendement de son entreprise au niveau financier et cela aura inévitablement des répercussionS.
ainsi, l'approvisionneur doit chercher à satisfaire tous les services de son organisatoin, dont entre autres le service des opérations et de la production, le service des finances ainsi que le service des affaires commerciales. Dans cette perspective, il y a lieu d'évaluer les produits et services à acheter ainsi que la rotation des stocks afin de profiter d'économies d'échelle.
L'approvisionneur se doit d'évaluer l'impact des produits et services achetés. pour ce faire, il peut commercer par calculer le pourcentage monétaire d'une commodité, un produit ou un service achetes (prix * quantité) par rapport à l'ensemble des achats, ainsi que par rapport à l'ensemble du processus (de la prise de la commande à la distribution). conséquemment, pour chaque item, l'approvisionneur doit déterminer si la valeur est forte ou faible. Par la suite, l'approvisionneur peut poursuivre cette étude d'impact en déterminant la gestion du risque pour chacun de ces mêmes items (forte ou faible).
De plus, on peut regrouper les items en deux catégories, soit les produits/services directement reliés aux compétences de base de l'entreprise et ceux qui ne le sont pas. Le temps des approvisionneurs est précieux et ils se doivent d'éviter de perdre du temps sur des produits qui ont peu de valeur ou qui représenteNT un faible volume. À l'opposé, en signant des ententes à long terme (de trois à cinq ans) ou des partenariats avec leurs plus importants fournisseurs de biens et services à valeur élevée, ces derniers n'hésiteront pas à investir temps et argent pour améliorer leurs produits et services.
La verticalisation, pour les produits à faible valeur et à faible risque
Le commerce électronique et la venue de cartes d'achat ont facilité la gestion des achats des produits à faible valeur et à faible risque. Pour ce genre de produits, il est préférable d'automatiser ces achats, et éviter de passer trop de temps sur ce type d'achat. Ainsi, plusieurs entreprises ont adopté le concept de verticalisation des achats qui utilisent notamment les cartes d'achat pour les achats qui ne nécessitent pas de stratégie spéciale.
Les magasiniers par exemple qui ont un urgent besoin de commander un ou des produits. À partir d'un catalogue en ligne, ils peuvent commander ce dont ils ont besoin, en fonction d'un prix déjà fixé d'avance.
La centralisation et la standardisation
Les cycles d'approvisionnement sont plus courts que jamais. Il faut donc trouver des moyens de standardiser la composition des produits et les processus d'affaires. Les entreprises cherchent davantage à globaliser leurs achats afin de profiter d'un meilleur pouvoir d'achat en se basant notamment sur la courbe d'expérience.
Selon Paul Besner, a.p.a., chef, Direction de la gestion de la chaîne d'approvisionnement globale chez Rolls Royce Canada, "l'impartition ou si vous préférez l'outsourcing, est la voie de l'avenir pour tout ce qui ne touche pas les tâches ou les compétences essentielles de la compagnie."
l'intégration et les technologies de l'information
L'une des compétences de plus en plus essentielle d'une organisation est l'approvisionnement intégré, laquelle est de plus en plus populaire. Depuis quelques années, on parle beaucoup d'intégration des services au sein d'une même entreprises, mais la réalité démontre qu'il n'est pas toujours évident d'unir tout le monde et de synchroniser toutes les opérations.
Toutefois, tous y voient des avantages autant non négligeables, notamment au niveau de la prévision de la demande ainsi que de la planification des achats, de la production et de la distribution, ce qui est en bout ligne ce traduirait par des réductions des coûts d'exploitation. Et ce, tout autant en reliant électroniquement les différents fournisseurs tout au long de la chaîne d'approvisionnement.
L'arrivée massive des technologies de l'information a grandement favorisé la gestion en temps réel et l'intégration des différents services des entreprises manufacturières en plus de favoriser l'integration du flux des informations entre les différentes organisations de la chaîne d'approvisionnement. par exemple, grâce aux systèmes de gestion de planification des ressources (ERP), il est nettement plus facile d'établir des prévisions de la demande et planifier les achats.
L'approvisionnement intégré au sein de l'organisation permet entre autres de consolider les dépenses, notamment en limitant le nombre de fournisseurs. Son but est de réduire les coûts et les stocks et d'augmenter l'efficacité globale. Il est bien évident que l'intégration du flux d'information reliant les diffréentes organisations de la chaîne d'approvisionnement (e-integration) permet aussi d'augmenter l'efficacité et l'efficience globale.
Les technologies de l'information facilitent aussi l'utilisation de différents concepts. Par exemple, Depuis quelques années, on parle de plus en plus de Vendor Managed Inventory (VMI), de gestion des stocks par le fournisseur tout en ayant accès à l'information concernant les niveaux des stocks. Les fournisseurs peuvent alors gérer vos stocks de matières premières ou de produits semi-finis selon vos besoins.
Toutefois, les avantages sont là : économie d'espace dans l'entrepôt, réduction des coûts de manutention, etc. Le niveau de service doit être très élevé et le fournisseur doit être en mesure d'accommoder le manufacturier même en cas d'urgence, ce qui n'est pas évident puisque la totalité de la marchandise est constamment livrée en juste-à-temps. Des secteurs comme l'alimentation, le pharmaceutique ainsi que l'automobile utilise ce genre de gestion avec succès.
Plus il y a de fournisseurs, plus la gérance et l'administration des commandes et de contrats demandent du temps. Vaut mieux passer du temps sur des aspects essentiels de la compagnie et en l'occurance il est souvent plus intéressant stratégiquement de donner en impartition des activités reliées aux items/services à faible valeur, faible risque et peu reliés aux activités concurrentielles distinctives de l'organisation.
Bref, depuis quelques années, la communication entre fournisseurs et manufacturiers prend de plus en plus d'importance. Les deux parties travaillent davantage de concert afin de trouver les meilleures solutions possibles au niveau technique et des livraisons ainsi que sur la résolution de problèmes.
Pour en arriver à ce type de gestion il faut plus que des outils appropriés, il faut aussi nécessairement un climat de confiance entre les deux partenaires. Il s'agit là d'un grand changement dans l'industrie. Jusqu'à présent, plusieurs entreprises ont eu peur de mettre en application ce genre de pratique, prétextant la perte de contrôle de la gestion des stocks.
La réduction du nombre de fournisseurs
Depuis quelques années, nous entendons régulièrement des approvisionneurs dire qu'il est préférable de réduire son nombre de fournisseurs de façon significative, notamment lorsque nous avons une panoplie de fournisseurs pour le même produit. Toutefois, cette tactique n'est pas toujours la meilleure chose à faire pour un approvisionneur. L'intégration de la chaîne d'approvisionnement ne signifie pas pour autant de réduire le nombre d'intervenants. Il importe de bien évaluer le rendement des fournisseurs, du niveau de service offert et surtout de déterminer l'importance des produits commandés.
Pour les produits qui ont peu de valeur pour votre entreprise, la réduction du nombre de fournisseurs semble tout indiqué. Pourquoi avoir une dizaine de fournisseurS pour un même produit, d'autant plus que ce produit a plus ou moins de valeur pour l'entreprise. En limitant son nombre de fournisseurs, on s'assure de devenir un client important et une priorité pour ce dernier. On profite d'un meilleur pouvoir d'achat, on perd moins de temps avec ce dernier et il est plus facile d'être exigeant envers lui.
Par contre, pour les items qui ont beaucoup de valeur, à risque élevé ou relié aux compétences essentielles de l'organisation, vaut mieux compter sur un plan de rechange en cas de pépins. C'est ainsi qu'il est préférable de posséder quelques fournisseurs aptes à vous livrer la marchandise dans des délais raisonnables et à un prix raisonnable. De cette façon, vous n'êtes pas à la merci de votre seul fournisseur. Ce dernier pourrait faire faillite, avoir une grève des employés ou autre raison qu'il l'empêcherait de remplir ses engagements comme prévu à votre égard.
La pire chose qui peut arriver c'est d'être forcer d'arrêter les opérations dans votre entreprise à cause d'une rupture de stock. Des approvisionneurs vont préférer acheter en plus grande quantité de façon à garder des stocks de sécurité et éviter tout risque d'interruption de la chaîne, mais ce genre de stratégie amène d'autres coûts, au niveau de l'entreposage et de la manutention notamment. L'approvisionneur d'expérience doit donc savament déterminer le bon dosage entre le coût relié au risque de manquer de stock et le coût relié au stockage d'un certain nombre d'items. c'est comme une négociation entre deux situations. chaque cas peut être différent et doit donc faire l'objet d'un ''dosage'' réfléchi et approprié.
Les négociations
La négociation est assurément un aspect important dans les achats. La clé du succès est la préparation. Il faut savoir ce qu'on veut et aussi ce que le fournisseur veut. Le prix est certes un aspect important, mais il faut aussi tenir compte de la qualité du produit, de la disponibilité, du niveau de service et des livraisons, De la gestion du risque et plus encore. ces aspects détermineront, en bonne partie, l'importance de chacun des produits et services à acheter.
Dans certains cas, il faut également prendre des assurances, mais aussi inclure des pénalités en cas de retard ou de non-livraisons. Au bout de la ligne, La pénalité d'annuler le contrat ou encore de pas poursuivre la relation au moment de renégocier la prochaine l'entente a certainement un impact imposant sur un fournisseur peu performant.
De plus, d'autres tactiques s'offrent aux approvisionneurs. par exemple, selon la performance de vos fournisseurs, vous pouvez déterminer la rapidité avec laquelle vous allez le payer. Avec les vos fournisseurs performants en qui vous avez pleine confiance, il est préférable de le payer à la réception de la marchandise puisque les risques sont bas (si vous avez le roulement nécessaire exemple 2% 10 jours, net 30 jours). Toutefois, avec les fournisseurs moyens ou encore les nouveaux fournisseurs, vous pouvez employer une autre stratégie de paiement. En payant constamment au compte-gouttes, vous le forcez à remplir ses engagements dans les délais prévus. Vous vous servez donc de cet atout à votre avantage.
De plus, il existe d'autres facteurs déterminants à inclure comme certaines valeurs ajoutées qui incluent les modalités de livraison et de paiement. Par modalité de livraison, on parle, entre autres, du moment de livraison, d'emballage de palettisation, d'identification du produit, etc.
Le secteur public vs le privé
Les objectifs des approvisionneurs dans les deux secteurs demeurent sensiblement les mêmes, c'est-à-dire la réduction des coûts, la disponibilité du matériel et la réduction des inventaires.
Toutefois selon plusieurs, la différence majeure entre les deux types de sociétés se situe dans la rapidité de la prise de décision. "Au niveau public, le processus est plus lourd", affirme M. Pedro Miranda, a.p.a., Négociateur de contrats majeurs pour la STCUM. "Il y a plusieurs paliers hiérarchiques à traverser avant de faire accepter des nouvelles stratégies. Même que dans certains cas, l'approvisionneur recommande des modifications et demande à cet effet une approbation au niveau des ministères.) La transparence est de mise et l'urgence d'agir n'est pas la même.''
M. Miranda a travaillé de nombreuses années dans le secteur privé chez les Technologies SNC Inc., une filiale de SNC-Lavalin , etc. il s'agit de la même chose. Il faut évaluer la valeur des produits ainsi que la gestion du risque pour chacun d'entre eux en fonction des fournisseurs. Dans les deux secteurs, le retour sur investissement est important. Par contre, dans le public, il ne se mesure pas simplement en termes monétaires. Mais chose certaine, il faut une gestion serrée et éviter les pertes à tout prix, peu importe que les fonds proviennent d'actionnaires ou de finances publiques.
La tâche des approvisionneursLe travail des approvisionneurs n'est certainement pas routinier. Il s'agit d'un travail stimulant et d'un défi quotidien puisqu'il y a toujours des aspects à améliorer. Les approvisionneurs sont de plus en plus occupés et ont plus de responsabilités que jamais. Donc par ricochet, les approvisionneurs devraient avoir en bout de ligne moins de temps pour analyser et réfléchir. Mais cependant, les approvisionneurs doivent être plus alertes et être prêts à saisir les nouvelles opportunités. comment rencontrer tout à la fois ces deux types de défis?
L'utilisation du commerce électronique est sans aucun doute la prochaine tendance avec laquelle ils devront composer. Les technologies de l'information favorisent justement l'automatisation des achats de certains produits de faible valeur et permette aux approvisionneurs de se concentrer sur les stratégies d'achat et de gestion des stocks.
''Actuellement, on évalue que l'approvisionneur moyen passe 70% de son temps à travailler à la résolution de problèmes tel que la relance de commandes et seulement 30% sur le développement de nouvelles stratégies et à la recherche de nouveaux fournisseurs''. Selon M. Miranda, il faudrait inverser cette tendance pour permettre aux approvisionneurs d'être plus proactifs. La formation, le réseautage et l'expérience deviennent alors la solution pour les approvisionneurs qui excellent.
Pour vous inscrire ou pour obtenir de plus amples renseignements sur les cours et séminaires offerts, veuillez contacter lA Corporation des approvisionneurs du Québec au 1-800-977-1877 ou au (450) 357-0033 ou encore visiter leur site Internet au www.caq.qc.ca
